一文搞懂，如何降低采購成本

成本對企業(yè)的影響

雖然投資回報率有不同的計算方式， 最普通的表示方法如下：

利潤率代表了相對于收益，企業(yè)對成本控管的能力。而資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率則反映出管理層對企業(yè)可用資產(chǎn)有效利用的能力。所以，企業(yè)管理層可透過三個方面來達到增加投資回報率：（1）降低銷售成本；（2）利用現(xiàn)有資產(chǎn)來增加銷售業(yè)績；或（3）綜合以上兩項。

根據(jù)統(tǒng)計資料顯示，在制造業(yè)中，對原料，零配件。機器設(shè)備的采購金額平均占總銷售額的50%。換句話說，任何通過采購所節(jié)省的費用都是對利潤的直接貢獻。我們來看以下的一個例子：

假設(shè)一家公司花費總收益的50%于采購物料，其稅前純利潤為10%；每銷售100元。利潤為10元， 而物料成本是50元， 其它開銷占40元。此外，假設(shè)所有的成本費用都隨著銷售變動，其損益情況如下：

銷售：￥100

生產(chǎn)成本：采購 ￥50/其它 ￥40

稅前利潤：￥10

如果這家公司想多賺一元， 相當(dāng)于將利潤率增加10%， 則銷售額必須提高到110元才能實現(xiàn)。采購以及其它開銷則相對各要提高至55元和44元。新的損益情況如下：

銷售：￥110

生產(chǎn)成本：采購 ￥55/其它 ￥44

稅前利潤：￥11

如果這家公司采取將采購成本有50元降低至49元的方法，那么僅僅2%的采購成本節(jié)省同樣可以達到將利潤率增加10%的目的。

在這一例子中反映出采購成本降低2%與銷售額增長10%對稅前純利潤的影響是對等的。但是，增加銷售額則要多付出5倍于降低采購成本的努力，而且采購成本占總銷售額比例越高，兩者的比例也就越明顯。

銷售：￥100

生產(chǎn)成本：采購 ￥49/其它 ￥40

稅前利潤：￥11

如何計算成本的降低

成本的降低包含了分析目前的產(chǎn)品，服務(wù)，合約，制造程序等，以決定是否有任何可能的改變能夠降低成本。所有比前一次減少的付款部分都可視為成本的降低。簡單的計算方法有以下幾種：

1． 單價降低的金額 = 原單價 - 新單價

2． 成本降低 = （原單價 - 新單價）x 一次采購數(shù)量 （或年采購量）

3． 成本降低與預(yù)計目標(biāo)之差異 = 實際成本降低金額 （每單位或每年） - 預(yù)計成本降低金額 （每單位或每年）

如果某公司在本年度對于某一型號螺絲的采購單價是每顆只5.8元， 年度總采購量為一千萬顆， 但是，前一年每千顆的采購單價是6.0元，于是，我們可以得到該公司在此螺絲的單價上有每千顆0.2元的節(jié)省， 而總成本降低金額為一年2，000元 （0.2元/千顆X10，000千顆）。

相對于成本降低，另一比較容易混淆的概念是成本規(guī)避（Cost Avoidance）。有些時候，價格的上漲并不是采購人員所能控制的，為了避免公司在物料或供應(yīng)商于未來價格上漲中遭受沖擊，采購可采取一些措施，如簽定價格保障合約；漲價前多備庫存等。至于這種做法是否列入成本降低的的范圍，各家公司做法和看法各不相同。

降低采購成本的方法

成本降低可從許多方面來實施， 但是，在進行成本降低的同時必須要了解，成本降低的主要目的是在于找出 并減少不必要的成本部分，并且在不影響產(chǎn)品質(zhì)量的前提下， 將成本做最有效的分配利用。任何與此原則相違背的決定，都值得深思熟慮。

集權(quán)采購（Centralized Purchasing）便是很有效的降低成本的方法之一。將各部門的需求集中起來，采購單位便可用較大的采購量作為砝碼得到較好的數(shù)量折扣價格。

規(guī)格標(biāo)準化后，可取得供應(yīng)商標(biāo)準品的優(yōu)惠價格， 庫存量可以相對降低。如此行政費用的支出也會因采購統(tǒng)一作業(yè)而減少，采購部便可以有更多的時間將資源用在開發(fā)新的供應(yīng)商。

可是，集權(quán)采購或許會給人一種僵化，沒有彈性的感覺。因此，另一中較為折中的方法是由使用量最多的單位來整合所有采購數(shù)量，并負責(zé)主導(dǎo)采購議價。

這除了可以擁有與集權(quán)采購相同的數(shù)量優(yōu)勢之外， 更能促進采購部門與使用部門的緊密合作，充分掌握使用部門的需求狀況。

其它如由各相關(guān)部門代表組成的產(chǎn)品委員會；聯(lián)合采購；長期合約以及采購產(chǎn)品生命周期所需的總需求量合約等， 都是可以交互使用的。

利用價值分析也是降低成本的重要方法之一。將產(chǎn)品設(shè)計簡化從而降低生產(chǎn)成本；使用替代性材料和相應(yīng)的生產(chǎn)程序。

另外，采用提供較佳付款條件的供應(yīng)商；采購二手機器設(shè)備；運用不同的議價技巧；選擇具價格優(yōu)勢的運輸公司或考慮改變運輸方式等也可達到降低成本的目的。當(dāng)然，交貨期是否足夠等其它影響因素必須事先確認，并做出綜合決策。

作業(yè)導(dǎo)向成本法（Activity Based Costing）是另一控制成本的方法。這在美國施樂公司和惠普公司早已盛行多年?？梢詫㈤g接成本依照在某一產(chǎn)品上所支援花費的時間很正確地作一配置，有別于傳統(tǒng)會計作業(yè)將間接成本平均分攤的做法。

它可以讓管理層清楚第了解間接成本分配狀況， 并易于分析成本分配是否合理?？墒牵治龅倪^度細致也可能導(dǎo)致多頭馬車，越想全面控制越抓不到重點。因此，適當(dāng)?shù)剡M行一些分析，找出關(guān)鍵成本所在是絕對必要的。

此外，還可利用具有高風(fēng)險的采購策略， 如商品期貨操作，采購材料超出目前或?qū)淼男枨笠源螤幦r格優(yōu)勢的投機采購?；旧?，任何可以節(jié)省費用的手段都應(yīng)該是采購值得考慮的對象，但必須是合情，合理，更要合法，有利于供應(yīng)商的伙伴關(guān)系。

至于上述何種方法應(yīng)該優(yōu)先采用，何種方法更好，則需要采購人員運用自己的專業(yè)技能和工作經(jīng)驗加以綜合判斷和靈活運用。

如何作正確的詢價

“詢價(Request for Quotation)”是采購人員在作業(yè)流程上的一個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預(yù)算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。

如果這是常態(tài)性的采購，需求的形態(tài)又是屬于標(biāo)準零件，對于供應(yīng)商來說比較不會有問題。但是在新產(chǎn)品開發(fā)時，對于那些不屬于標(biāo)準品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應(yīng)商足夠的資料，來方便其報價作業(yè)。

為了避免日后造成采購與供應(yīng)商各說各話，以及在品質(zhì)認知上的差異，對于詢價時所應(yīng)提供資料的準備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助供應(yīng)商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應(yīng)該考慮包括下列幾個主要的部分。

一、詢價項目的"品名"與"料號"

首先，詢價項目的"品名"以及"料號"是在詢價單上所應(yīng)比備的最基本資料。供應(yīng)商必須知道如何來稱呼所報價的產(chǎn)品，這即是所謂的"品名"以及其所代表的"料號"，這也是買賣雙方在日后進行后續(xù)追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據(jù)。

料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。

料號中一個位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產(chǎn)品的料號。品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。

二、詢價項目的"數(shù)量"

通常供應(yīng)商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數(shù)量資訊的提供通常包括有"年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量"；

"不同等級的需求數(shù)量"，如數(shù)量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約"訂購數(shù)量"；或產(chǎn)品"生命周期的總需求量"。除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。

在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予以"膨脹"。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價格，如果在真正進行采購后，無法達到報價的預(yù)期數(shù)量時，供應(yīng)商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務(wù)，或停止供應(yīng)，到頭來得不償失的還是自己。

因此，對需求量的資訊應(yīng)很實在的與供應(yīng)商溝通，同時采購也可拿出市場預(yù)測來說服供應(yīng)商，如此才能達到長期配合、持續(xù)供貨的目的。

三、詢價項目的"規(guī)格書"

規(guī)格書是一個描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最"新版本"的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應(yīng)一并在詢價時注明。

如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。

若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應(yīng)商詢問其接受的程度，在提供時應(yīng)注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發(fā)生的資料誤失。

四、詢價項目的"品質(zhì)"要求

表達詢價項目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進行。

1、品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產(chǎn)品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節(jié)省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質(zhì)檢驗的手續(xù)，因為只需確認產(chǎn)品的標(biāo)示即可。不過，具有品牌的產(chǎn)品其價格通常也比較高，購買數(shù)量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。

2、或同級品("Or Equal")：其意義指的是具有能達到相同功能的產(chǎn)品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應(yīng)在詢價時注明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。

3、商業(yè)標(biāo)準(Commercial Standard)：商業(yè)標(biāo)準對于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學(xué)成分、制造工法等等，都有一個共通的完整描述。對于一般標(biāo)準零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標(biāo)準可以免除對品質(zhì)上的誤解。

4、材料與制造方法規(guī)格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：當(dāng)對材料或制造方法有特定的要求時，必須注明其適用的標(biāo)準。如果要求注明為DIN歐規(guī)時，其相對應(yīng)的CNS或JIS規(guī)格也最好能予以注明。

5、性能或功能規(guī)格(Performance or Function Specification)：此類型規(guī)格較常用于采購高科技產(chǎn)品以及供應(yīng)商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應(yīng)商只被告知產(chǎn)品所需要達到的性能或功能，至于如何去制做方能達到要求的細節(jié)部分，則留給供應(yīng)商來解決。

6、工程圖面(Engineering Drawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產(chǎn)品品質(zhì)，其內(nèi)容除了必須要清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。

7、市場等級(Market Grade)：通常用于商品如木材、農(nóng)產(chǎn)品、煙草、食品等方面的品質(zhì)要求，由于市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識，采購人員通常會被要求具有如何鑒定所購產(chǎn)品是屬于何種時常等級的能力。

8、樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應(yīng)商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。

9、工作說明書(Statement Of Work, SOW)：主要使用于采購服務(wù)項目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發(fā)包等，一份完整的工作說明書除了應(yīng)該簡單明了外，對于所應(yīng)達到的工作品質(zhì)也應(yīng)盡量以量化的方式來規(guī)范其績效的評估。

工作說明書的內(nèi)容必須能保障買方能獲得滿意的服務(wù)，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應(yīng)商來發(fā)揮創(chuàng)造工作上的附加價值。

五、詢價項目的“報價基礎(chǔ)”要求

"報價基礎(chǔ)"通常包括報價的"幣值"與"貿(mào)易條件"，國內(nèi)買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿(mào)易條件不是以"出廠價"就是以"到廠價（運費是否內(nèi)含則另議）"來計算。

國際貿(mào)易就比較復(fù)雜，報價幣值方面供應(yīng)商多半以美元為計價基礎(chǔ)，至于是否以采購當(dāng)?shù)貛胖涤媰r，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的作法。

國際貿(mào)易通常的貿(mào)易條件有Ex-Work（工廠交貨）、FOB（船上交貨）、FAS（船邊交貨）或CIF（運保費在內(nèi)交貨）等，在不同條件下，買賣雙方所負擔(dān)的責(zé)任風(fēng)險是不同的。

FOB條件下，賣方的責(zé)任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔(dān)裝船的風(fēng)險，但買方則需負責(zé)船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔(dān)裝船的風(fēng)險，還要負擔(dān)貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價自然要較以FOB條件的報價高，買方在詢價時必須祥加注明。

六、買方的“付款條件”

有關(guān)付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時間愈晚愈好。相反，賣方當(dāng)然是認為愈早愈好。

買方有義務(wù)讓賣方了解其公司內(nèi)部的標(biāo)準付款條件（在采購模具時，通常有"階段性付款"的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗收40%），賣方也可在報價時提出其不同的要求，最后的付款條件則需買賣雙方經(jīng)協(xié)議后所訂定。

在情況處于買方市場時，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和/或勞務(wù)可容易地被取得，商業(yè)的經(jīng)濟力量傾向于導(dǎo)致價格接近于采購的預(yù)估價值，買方通常能以較優(yōu)的付款條件來要求賣方配合，如"記帳方式（O/A）"，T/T60天甚至90天。

但處于賣方市場，因為需求超過供給甚多，情況則恰好相反。賣方一般會選擇較短的付款期來要求買方，如選擇"貨到付現(xiàn)(Cash>另外，對于付款條件尚需要明確注明其時間計算的"付款起算日"，在國際貿(mào)易中通常國內(nèi)供應(yīng)商一般是以出貨日(Shipping Date)、發(fā)票日(Invoice Date)或裝船日(On Board Date)來起算付款到期的時間。

這時如果國外買主的認定為抵達日(Arrival Date) 甚或到廠日 (Receiving Date) 為起算日，中間就有可能相差一個月的時間，買賣雙方均不可不慎。

規(guī)格書是一個描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最"新版本"的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應(yīng)一并在詢價時注明。

如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。

若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應(yīng)商詢問其接受的程度，在提供時應(yīng)注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。

不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發(fā)生的資料誤失。

七、詢價項目的"交期"要求

交期的要求包括買方對采購產(chǎn)品需要的時間，以及賣方需要多少時間來準備樣品、第一批小量生產(chǎn)，及正常時間下單生產(chǎn)所需要的時間。

供應(yīng)商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關(guān)系著采購產(chǎn)品的價格，買方應(yīng)視實際需要來提出要求，而非一味的追求"及時供貨( Just in Time, JIT )。

八、詢價項目的"包裝"要求

包裝方式在供應(yīng)商估算價格時占有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外，供應(yīng)商對于包裝都有其使用的標(biāo)準紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。如果沒有另外提出特殊的包裝要求，供應(yīng)商都會以其標(biāo)準的包裝方式來進行估價。

有時也不會在報價單上詳細注明其標(biāo)準的包裝方式，此時采購如果不去察覺，日后再追加包裝要求，不僅時間被拖延，對于比價的作業(yè)也會造成不利的影響。此外，供應(yīng)商在了解買方的包裝要求后，也可提供建議是否能考慮采用標(biāo)準包裝，或以拼貨拼柜的方式來降低出貨成本。

九、"運送地點"與"交貨方式"

運送地點的國家、城市、地址及聯(lián)絡(luò)電話與傳真都必須要清楚的告訴供應(yīng)商。國內(nèi)買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。

如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當(dāng)然由賣方來負擔(dān)。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應(yīng)商通常以海運為基礎(chǔ)報價，因為海運是最經(jīng)濟的一種交貨方式。

十、詢價項目的"售后服務(wù)"與"保證期限"要求

在采購一些機器設(shè)備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導(dǎo)體封裝設(shè)備等時，供應(yīng)商一般都會提供基本的售后服務(wù)與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售后服務(wù)的內(nèi)容等等，因其牽涉到采購"總持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)"。

十一、供應(yīng)商的"報價到期日"

為了方便采購比價作業(yè)的時程，報價的到期日應(yīng)該讓供應(yīng)商有所了解，對于較復(fù)雜的產(chǎn)品，應(yīng)該給予供應(yīng)商足夠的時間來進行估價。

十二、"保密協(xié)定"的簽署文件

在一些新產(chǎn)品開發(fā)的詢價上，由于牽涉到業(yè)務(wù)機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供應(yīng)商簽署一份"保密協(xié)定(Non Disclosure Agreement, NDA)"的文件，要求供應(yīng)商在一規(guī)范的年限內(nèi)不能將新產(chǎn)品計劃的名稱、采購數(shù)量預(yù)測、詢價的技術(shù)要求、規(guī)格、圖面等等資訊向外界透露。

十三、“采購人員”與“技術(shù)人員”的姓名及聯(lián)絡(luò)電話

將"采購人員"與"技術(shù)人員"的姓名及聯(lián)絡(luò)電話告訴供應(yīng)商，并不是要主動暗示供應(yīng)商有什么暗盤的需要，那時因為如果采購的項目復(fù)雜且具技術(shù)性，則最好附上技術(shù)人員的姓名及公司聯(lián)絡(luò)電話以供其咨詢，以澄清規(guī)格要求上的問題。

聯(lián)絡(luò)電話號碼以公司的電話為宜，盡量避免給予采購人員或技術(shù)人員家里或私人的電話號碼，以防止供應(yīng)商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的進步，行動電話、e-mail的使用變得愈來愈普遍，采購人員在很難避免與供應(yīng)商單獨聯(lián)絡(luò)的情況下，采購的品德操守也是應(yīng)該時時自我警惕注意的。

談判應(yīng)以成本而不是價格為中心

成本為基礎(chǔ)的談判能產(chǎn)生上好的協(xié)議。談判前的準備是勝利的關(guān)鍵。價格談判不光是為了和供應(yīng)商達成成本上的共識，還要看雙方對利潤是否都滿意。

如果想以成本為基礎(chǔ)的談判達成協(xié)議，必須做到一下幾方面：第一，徹底地理解供應(yīng)商成本的構(gòu)成。第二，有誠意和愿望分擔(dān)這些成本。第三，理解行業(yè)的規(guī)范。第四，確立目標(biāo)價格。

了解和探究關(guān)鍵要素

要了解供應(yīng)商的成本構(gòu)成，應(yīng)該做成本分類和成本分析，這可幫助供應(yīng)管理人員定出公平的價格。成本包括直接成本、間接成本、和總體行政費用。直接成本又分直接勞工和直接物料成本；間接成本可分工程日常費用、物料日常費用、生產(chǎn)日常費用。有時又可把成本分為固定和變動成本兩種。

信任和忠實很重要

充分的信任和合作是了解供應(yīng)商成本和價格的第二個重要因素。如能做到這一點，供應(yīng)商往往愿意將有關(guān)賬目出示給采購方看，當(dāng)然這需要預(yù)先簽訂保密協(xié)議。相互信任的另一好處在于雙方有討論成本降低的可能性，成本降低可通過產(chǎn)品或工藝的改造來實現(xiàn)，這也稱為價值工程。

制定目標(biāo)價格

最后很重要的一點就是采購方必須了解供應(yīng)商所在的行業(yè)，以及相關(guān)的產(chǎn)品和服務(wù)的成本信息，這樣就能在談判之前估算出對方的成本和可能的價格。

對供應(yīng)商行業(yè)的競爭程度的了解也至關(guān)重要，有多少商家能提供相似的產(chǎn)品？一個產(chǎn)品是否只有極少數(shù)的供應(yīng)商？這都直接影響供應(yīng)商的利潤率。

充分準備是談判成功的關(guān)鍵

以上所有要素能幫供應(yīng)管理人員在談判前確立一個目標(biāo)價格。如果雙方關(guān)系是開誠布公的話，這目標(biāo)價格很快會促使雙方達成雙贏協(xié)議，買方也能盡早估算出將支出的費用。需要指出的是目標(biāo)價格必須有數(shù)據(jù)作支持，供應(yīng)管理人員在談判準備階段就要收集完畢。

實際的談判

時間和地點要預(yù)先確定，會場安排不應(yīng)該充滿敵意，記住雙方都應(yīng)該是勝利者。談判開始先要設(shè)定指導(dǎo)方針，這有助于確立談判界限。

比如象"在開始前我想先回顧一下目前的情況，并對我們的目的作個概述"開場白，有利于雙方在開始就有互相的了解。一旦上述要點做到了，你的談判就已經(jīng)成功一半了。對成本要素的理解程度和信息的挖掘?qū)φ勁谐晒χ陵P(guān)重要，準備過程的每一步驟都會使成功機會更多一成。

降低采購成本

公司購買原材料或服務(wù)是一個復(fù)雜的多步驟過程。首先，購買者要尋找生產(chǎn)該產(chǎn)品的供貨商，并決定他們是否能夠滿足批量、送貨、質(zhì)量和價格方面的要求。一旦尋找到潛在的供貨商，就必然要與供貨商進行詳細的信息交換以確保產(chǎn)品能夠真正滿足客戶的技術(shù)要求。

假定產(chǎn)品樣品已經(jīng)確認，供貨商的生產(chǎn)線已經(jīng)作好了生產(chǎn)準備，采購商就需要給出采購一定數(shù)量物品的定單。與此同時，采購方得到來自供貨方回函，確認定單已經(jīng)收到，要求能夠滿足。

當(dāng)產(chǎn)品起運時，與貨物交運發(fā)票一起，采購方還會得到通知。采購方的財會部門核實定單與發(fā)票，并付款。如果多數(shù)公司的日常采購活動頻繁變化，那么這一過程將十分復(fù)雜。

公司通過大量采購獲得折扣、發(fā)展與主要供貨商的關(guān)系降低采購成本，這樣可以從數(shù)量折扣得到好處。同時，制造商不斷編織一個低成本供貨網(wǎng)以降低費用。

互聯(lián)網(wǎng)還有降低采購成本的潛力。大公司通過專用網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)得到了較低的通信成本。對新的供貨商和中小供貨商來說，互聯(lián)網(wǎng)還有許多的商務(wù)機會，這些公司從前只是通過傳真或電話進行通信?；ヂ?lián)網(wǎng)降低了這一過程的成本，保留了來自潛在采購者的商務(wù)機會，可以說，小公司也能受益。

過去，通用電器照明部所屬各廠每天要向公司材料部門提交幾百份的低值品領(lǐng)料單。每一次領(lǐng)料，倉儲部門都要求附圖紙，這些圖紙要從資料庫里找出來、交給需要的人，復(fù)印、折疊，附到領(lǐng)料單后，裝入信封、寄出。這個過程至少要花7天的時間，而且這個過程非常復(fù)雜且耗時，資料部門通常一次只能給二、三個供貨商寄送這些材料。

1996年，通用電器公司照明部首先在公司里建立了一個在線采購系統(tǒng)，TPN Post——一種由通用電器公司信息服務(wù)部開發(fā)的Extranet?，F(xiàn)在，資料部門通過網(wǎng)絡(luò)接收公司內(nèi)傳來的領(lǐng)料單，然后通過INTERNET再把為些資料打包送到世界各地的供貨產(chǎn)商手中。

系統(tǒng)自動匹配圖紙和電子領(lǐng)料表。兩個小時之內(nèi)，世界各地的供貨商就可通過電子郵件、傳真或EDI得到所要材料的說明。通用電器公司在得到供貨商出價的當(dāng)天，通用電器公司就可以對此作出決策。

以前，四張發(fā)票中就有一張需要與出具方核察，還要與定單和發(fā)票核對?，F(xiàn)在，交易自始至終都是以電子方式處理的，電子發(fā)貨票會自動與定單核對，并對整個過程中的任何變更給出提示。

根據(jù)通用電器的報告，部門采購的勞動成本下降了30％。60％的采購人員的工作都做了相應(yīng)的調(diào)整。資料部門至少每月可以增加八天的時間用于戰(zhàn)略問題而不是復(fù)印、裝信封之類的工作。

因為能夠通過網(wǎng)絡(luò)接觸到更多的供貨商，增加了競爭使供貨價格更低了，為此材料費下降了20％。