采購(gòu)訂單跟蹤管理制度

第1條 目的

為了促進(jìn)采購(gòu)合同或訂單正常執(zhí)行，滿足企業(yè)物資需求，保持合理的庫(kù)存量，確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常進(jìn)行，特制定本制度。

第2條 適用范圍

本制度適用于企業(yè)采購(gòu)部所有采購(gòu)專員跟蹤訂單全過(guò)程工作。

第3條 職責(zé)分工

采購(gòu)專員按采購(gòu)訂單所載明的物資、品名、規(guī)格、數(shù)量及交期等進(jìn)行跟蹤。

第4條 采購(gòu)訂單跟蹤的基本要求

采購(gòu)訂單跟蹤的基本要求包括適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間、適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量、適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)、適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。

第5條 跟蹤訂單接受情況

向供應(yīng)商下訂單之后，采購(gòu)專員需及時(shí)了解供應(yīng)商接受訂單的情況。

1．在采購(gòu)活動(dòng)中，供應(yīng)商會(huì)因擔(dān)心最終被淘汰而拒單時(shí)，采購(gòu)專員應(yīng)要求供應(yīng)商在接受訂單后，及時(shí)向企業(yè)提供接受回執(zhí)。

2．在供應(yīng)商難以滿足本企業(yè)的采購(gòu)要求時(shí)，采購(gòu)專員應(yīng)改變價(jià)格、質(zhì)量、交期等條件，在滿足企業(yè)基本要求的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通達(dá)成共識(shí)。

3．若供應(yīng)商拒單，可以另選其他供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂的訂單要及時(shí)存單，以備后查。

第6條 跟蹤訂單處理情況

1．供應(yīng)商接收訂單后，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)跟蹤供應(yīng)商訂單處理狀況，查看并確定供應(yīng)商是否及時(shí)將訂單安排生產(chǎn)或安排出貨。

2．采購(gòu)專員需審核訂單無(wú)誤后發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字回傳，其審核內(nèi)容包括三點(diǎn)。

（1）熟悉訂購(gòu)的物資，確認(rèn)名稱、規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，價(jià)格，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

（2）確認(rèn)物資需求量，編制訂單說(shuō)明書(shū)。

（3）交期等要求表達(dá)清楚。

第7條 供應(yīng)商備料過(guò)程監(jiān)控

1．采購(gòu)專員應(yīng)嚴(yán)密監(jiān)控供應(yīng)商需要加工的物資的備料過(guò)程，確保其按計(jì)劃執(zhí)行。

2．采購(gòu)專員在監(jiān)控過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)反饋，需中途變更的應(yīng)立即解決，不可延誤時(shí)間。

第8條 供應(yīng)商生產(chǎn)過(guò)程跟蹤

訂購(gòu)物資需求緊急或需求減少時(shí)，采購(gòu)專員應(yīng)通過(guò)跟單減少企業(yè)損失。

1．當(dāng)訂單物資需求緊急時(shí)，采購(gòu)專員應(yīng)立即與供應(yīng)商協(xié)商，必要時(shí)可協(xié)助供應(yīng)商解決疑難問(wèn)題，確保物資的準(zhǔn)時(shí)交付。

2．當(dāng)市場(chǎng)滯銷，對(duì)訂單物資需求減少時(shí)，采購(gòu)專員需盡快與供應(yīng)商溝通，減少物資產(chǎn)量，或者協(xié)商是否可以延緩交貨，必要時(shí)可以彌補(bǔ)供應(yīng)商的損失。

第9條 采購(gòu)訂單催促

1．存貨是使供應(yīng)商規(guī)定的時(shí)間送達(dá)物資，既保證生產(chǎn)供應(yīng)、又有效降低庫(kù)存。

2．采購(gòu)專員在跟單催貨作業(yè)時(shí)，可采用以下6種方法，如表所示。

3．如果供應(yīng)商沒(méi)有按時(shí)交貨，采購(gòu)專員應(yīng)該采取以下措施。

（1）聯(lián)系供應(yīng)商獲得確切的交貨時(shí)間,及時(shí)通知需求部門準(zhǔn)確的到貨時(shí)間。

（2）咨詢技術(shù)人員、材料工程師等，看有無(wú)可替代材料。

（3）如果供應(yīng)商交貨超期或質(zhì)量差，而且短期內(nèi)無(wú)法改善的，采購(gòu)部應(yīng)該尋求其它供應(yīng)貨源或?qū)嵤┚o急采購(gòu)作業(yè)。

第10條 供應(yīng)商交貨跟蹤

采購(gòu)部需嚴(yán)格對(duì)訂單交付過(guò)程進(jìn)行跟蹤，確保物資質(zhì)量滿足企業(yè)要求。

1．供應(yīng)商送貨上門時(shí)，采購(gòu)專員應(yīng)會(huì)同質(zhì)量管理部、倉(cāng)儲(chǔ)部等在現(xiàn)場(chǎng)按照訂單對(duì)到物資的數(shù)量、單價(jià)、外觀、質(zhì)量等進(jìn)行核查確認(rèn)，合格后方可辦理入庫(kù)。

2．企業(yè)在供應(yīng)商處提貨時(shí)，需先要求供應(yīng)商將提貨通知單傳真給采購(gòu)專員，采購(gòu)專員及時(shí)聯(lián)系運(yùn)輸部等相關(guān)部門對(duì)物資進(jìn)行點(diǎn)收后，進(jìn)行裝車提貨。提貨過(guò)程應(yīng)詳細(xì)記錄物資情況，作為付款結(jié)算的依據(jù)。

第11條 供應(yīng)商交貨后跟蹤

1．在所采購(gòu)的物資交付使用后，采購(gòu)專員要求請(qǐng)購(gòu)部門對(duì)物資做相應(yīng)的標(biāo)示，并對(duì)物資后續(xù)使用狀況進(jìn)行跟蹤和記錄。

2．采購(gòu)專員應(yīng)按訂單交付情況，及時(shí)按照規(guī)定的支付條款對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款，并聯(lián)系財(cái)務(wù)辦理結(jié)算業(yè)務(wù)。

3．如果物資在使用過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)專員應(yīng)根據(jù)可追溯性標(biāo)記查找物資來(lái)源，并及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商解決。重大質(zhì)量問(wèn)題需報(bào)采購(gòu)經(jīng)理進(jìn)行協(xié)調(diào)和處理。

第12條 本制度由采購(gòu)部制定，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理審批后生效，修改、廢止亦同。